放課後等デイサービスでの上限額管理とは？対象者や管理事務の流れを解説

放課後等デイサービスなどを利用する方の中には、月々の自己負担額を軽減するために上限額管理をする必要のある方がいます。

しかし、どのような人が対象となるのか、誰がこの管理事務を行うのかなど、具体的なやり方がわからない方もいるのではないでしょうか？

この記事では、放課後等デイサービスにおける管理業務の流れについて解説します。

この記事を読むことで、請求に関わる事務作業の詳しい内容を理解でき、スムーズな対応に繋がるでしょう。

上限額管理とは

自己負担額がひと月に定められている上限金額をオーバーする見込みのある方へ、費用の負担が増えないように金額を調整する制度です。

該当する方は、あらかじめ定められた事業所でこの管理をしてもらうこととなります。

2カ所以上でサービスを利用している方は、この制度により金銭面の負担を軽減できるでしょう。

参考：厚生労働省『障害者福祉：障害児の利用者負担』

利用者負担上限額管理の対象者

対象となる方は、以下のとおりです。

• 障がい福祉サービスの支給決定時に、ひと月に定められている上限金額をオーバーすると市町村が認定した方
• 1カ月に2カ所以上の障がい福祉サービスを利用している方

市町村から利用者負担上限額管理事務依頼書が届くため、保護者は管理を依頼する事業所に書類を記載してもらい、速やかに市町村へ提出します。

1カ所の事業所のみ利用している方や、2カ所以上利用していても利用日数が少ない、または上限金額をオーバーしない時は、この制度の対象外です。

利用者負担上限額管理者の決定方法

• 提供されるサービスの量（標準的な報酬額の多寡）
• 生活面を含めた利用者との関係性（利用者負担を徴収する便宜）
• サービス管理責任者の配置の有無
• 事務処理体制など

これらの内容を総合的に判断した上で、以下の順序で決定されます。

①障がい児相談支援を利用している場合

相談支援給付費の支給対象者でモニタリングを毎月行っている場合は、相談支援事業所が上限額管理者となります。

②障がい児相談支援以外を利用している場合

①以外のサービスを利用している場合、上限額管理者となるのは以下の事業所です。

• 児童発達支援事業所（共生型児童発達支援事業所を含む）
• 医療型児童発達支援事業所
• 放課後等デイサービス事業所（共生型放課後等デイサービス事業所を含む）
• 居宅訪問型児童発達支援事業所
• 保育所等訪問支援事業所

2カ所以上利用している場合は、原則として利用している日数の多いところが管理者となります。

何らかの理由により月の途中で管理者が変更になる時は、月末時点で登録している事業所にて管理事務を進めます。

また、上限額管理者は対象者が利用している全ての関係事業者に、就任した旨を必ず伝えましょう。

これは、2カ所以上の利用でひと月に定められている上限金額がオーバーしないようにするためと、今後利用者負担額一覧表の作成を依頼するためです。

関係事業者にもらう書類がなければ請求額の調整ができないため、忘れずに周知を徹底しましょう。

利用者負担上限額管理事務の流れ

対象となる方の請求額の調整は、どのような流れで対応をしていけばよいのでしょうか？

ここでは、管理事務業務の具体的な流れについて解説します。

上限額管理事業者が利用者負担額一覧表を受け取る

関係事業者は、毎月3日（サービス提供月の翌月3日）までに管理事業者へ利用者負担額一覧表を送付します。

この利用者負担額一覧表に記載されている「総費用額」と「利用者負担額」が請求業務をする上で必要な項目になるため、確実に受け取らなければなりません。

もし期限を過ぎても連絡がない時は、確認の連絡を入れ早急に送付してもらいましょう。

利用者負担上限額管理結果票を作成する

送られてきた利用者負担額一覧表を元に、利用者負担上限額管理結果票の作成を進めていきます。

請求に関わる重要な書類のため、作成する際は金額の間違いや記載漏れのないように十分に確認しましょう。

利用者負担上限額管理結果票を送付する

利用者負担上限額管理結果票の内容を保護者に確認した上で、FAXや郵送などにより毎月6日までに関係事業者へ送付します。

しかし、管理事業所のみでひと月に定められている上限金額に達している場合は、関係事業者へ送付する必要はありません。

請求情報を作成する

対象者の請求明細書に、実績記録票と利用者負担上限額管理結果票を添付し、請求時に必要な請求情報を作成します。

請求情報を国保連に送信する

作成した請求情報は、サービス提供月の翌月10日までにインターネットより国保連へ送信します。

何らかの不備がある場合は、国保連から請求情報が差し戻されることもあるため、送信前に今一度間違いがないかしっかりと確認しましょう。

放課後等デイサービスで利用者上限額管理をする際の留意点

月々の利用額によって、金額を調整するか否かが変わってくる可能性があります。

ここでは、放課後等デイサービスで管理する際の留意点について解説します。

管理事業所で利用者負担上限月額に達した場合

上限額管理を行っている事業所だけで、ひと月に定められている上限金額に達した場合は、管理事業所で提供したサービスのみ自己負担額が生じます。

例えば、負担上限金額が4,600円に対して、上限額管理事業所での自己負担額が8,000円だとします。すでに上限額管理事業所だけで、ひと月に定められている上限金額をオーバーしているため、関係事業者で提供を受けたサービスに関しては、支払いの必要はありません。

この内容は、利用者負担上限額管理結果票の管理内容「1」の要件に当てはまります。

利用者負担額の合算額が利用者負担上限月額以下の場合

サービスの利用者負担額の合計金額がひと月に定められている上限金額に満たない場合、金額を調整する必要はありません。

また、負担上限月額と自己負担額の合計金額が同額となった場合も、同様の対応となります。

この内容は、利用者負担上限額管理結果票の管理内容「2」の要件に当てはまります。

利用者負担額の合算額が利用者負担上限月額を超過する場合

上限額管理事業所と関係事業者の自己負担額の合計金額が、ひと月に定められている上限金額を超える場合は、金額の調整が必要となります。

例えば、負担上限金額が4,600円に対して、上限額管理事業所での自己負担額が3,200円、関係事業者での自己負担額が2,200円だとします。

この場合は、上限額管理事業所の金額はそのまま3,200円で、関係事業者での金額を1,400円（負担上限月額4,600円-管理事業所3,200円）に調整するということです。

この内容は、利用者負担上限額管理結果票の管理内容「3」の要件に当てはまります。

放課後等デイサービスでの利用者負担上限額管理の対応【まとめ】

自己負担額がひと月に定められている上限金額をオーバーする見込みのある方は、金額を調整して負担軽減ができます。

この制度は、2つ以上の事業所を利用しているかどうかや、ひと月に負担する上限金額をオーバーする見込みがあるかどうかを各市町村が判断し、認めた方が対象です。

利用者負担上限額管理者となった時は、他の事業所にその旨を伝え請求時に対応する必要があります。

使用する書類や期間など複雑な管理事務となるため、事前にしっかりとルールの確認をし、間違えのないように請求管理をしていきましょう。